運営指導の結果通知が届いたらどうする？｜指導事項ごとの対応方法を解説

まずは結果通知の内容を確認しましょう

運営指導が終わると、１ヶ月ほどで指定権者から結果通知が届きます。通知の時期や形式は指定権者によって異なりますが、数ヶ月経っても通知が来ないというケースもあります。あまりに結果通知の到着が遅い場合にはメールの送信エラーなどが考えられますので、指定権者に確認するようにしましょう。

結果通知には、以下の項目が書かれます。

• 指導の内容
• 対応が必要な事項
• 提出物
• 提出期日

まずは通知を正確に読み、どの対応が必要かを整理しましょう。

結果通知の内容と対応の流れ

「指導事項なし」となっている場合は、特に対応することはありません。これで運営指導の対応は終了となります。今後も指定基準に沿った適正な運営を心がけましょう。

文書指導があった場合は、指摘された内容を確認して是正し、期日までに「改善状況報告書」を提出するよう求められるのが一般的です。指定権者によっては「改善報告書」「是正改善報告書」などとも呼ばれます。指定権者の所定の様式がありますので、これに必要な事項を記入して提出します。

改善状況報告書を書くときに大切なのは、指摘事項ごとに一つずつ対応させて書くことです。指摘事項を通知どおりに書き写し、それぞれについて、何をいつどのように改めたのかを記入します。また、同じ誤りを繰り返さないための再発防止策も記入します。「今後は気をつけます」「職員に周知しました」といった抽象的な表現では改善したことが伝わりませんので、具体的に記入します。例えば、「虐待防止委員会が開かれていなかった」という指摘であれば、「○年○月○日に虐待防止委員会を開催し、議事録を作成した（議事録は別紙参照）。今後は年間計画に基づき毎年○月と○月に開催し、結果は職員会議で周知する。開催状況は管理者が年度末に確認する」というように記入すると良いでしょう。

報告書には、例えば「掲示物が足りていない」という指摘があった場合は不足しているものを掲示した写真など、改善したことを裏づける資料を添付します。なお、実際には改善を行っていないのに「実施済み」と書くことは、虚偽の報告にあたります。これが後で発覚すると監査や重い処分につながるおそれがありますので、報告書には事実だけを書くようにしてください。

なお、改善状況報告書に記載するのはあくまで文書指導があった事項のみについてです。運営指導の当日に行われた口頭のみでの助言や指導の内容については提出する必要はありませんが、次回に向けて改善しておくようにしましょう。

また、通知に報酬の返還について書かれている場合は、過誤調整を行います。過誤調整とは、誤って請求した分を取り下げる申立てをしたうえで、正しい内容で請求し直す手続きです。指定権者からは具体的な返還金額については通知されませんので、事業所で点検し、計算することとなります。指摘を受けた利用者や月だけでなく、他の利用者や過去の月も自分で点検し、同じ誤りがあれば同様に返還するよう求められることがあります。その場合は、点検した範囲、返還の対象となった件数と金額、過誤申立てを行った月を改善状況報告書に記載します。返還によって利用者負担額が変わるときは、利用者への返金と説明も必要です。過誤申立ての方法や提出先は市区町村によって違うため、利用者の受給者証を発行している市区町村に事前に確認しておきましょう。

期日に間に合わない場合や、指導内容に疑問がある場合は？

改善状況報告書の提出も過誤調整も、通知に書かれた期日に間に合わせるのが原則です。是正に時間がかかって間に合いそうにない場合や、返還額が大きく一度に返すのが難しい場合は、放置せず、早めに指定権者に相談しましょう。事情によっては、期日や返還の方法（分割など）について相談に応じてもらえることがあります。期日を過ぎてからではなく、間に合わないと分かった時点で連絡することが大切です。

指導の内容に疑問がある場合も、黙って受け入れる必要はありません。指定権者の担当者も人なので、基準や通知の解釈を誤ったまま指導することもあります。例えば、根拠の分からない指摘を受けた場合や、加算の要件を満たしているのに過誤調整を求められた場合などです。こうしたときは、指導の根拠となる法令や通知を示すよう求めましょう。こちらの根拠資料を示して、内容を確認し直してもらうこともできます。

やり取りは感情的にならず、根拠に基づいて冷静に行いましょう。やり取りはなるべくメールなど文書で行うようにし、やり取りの日時と内容は記録に残しておくのがポイントです。疑問が解消しないまま改善状況報告書を出してしまうと、指摘を認めたものとして扱われるおそれがあります。

まとめ

結果通知が届いたら、まず指導事項の有無と内容、提出物、期日を確認しましょう。

文書指導があれば是正し、改善状況報告書を提出します。報告書は指摘事項ごとに、改善した内容と実施日、再発防止策を具体的に書き、裏づけとなる資料を添付することが大切です。

報酬の返還を求められていれば、過誤調整を行います。どちらも期日までに対応するのが原則ですが、間に合わない場合や返還が難しい場合は、早めに指定権者に相談してください。指導内容に疑問があれば、根拠を確認したり、内容を見直してもらったりすることも必要です。

また、指導事項がなかったからといって、運営がすべて正しいとは限りません。運営指導で確認されるのはあくまで書類の一部だけです。今回はたまたま確認されなかっただけ、あるいは担当者が誤りに気づかなかっただけ、ということもあります。

誤った運用が残っていると、次回の運営指導でさかのぼって返還を求められる可能性もあります。結果に油断せず、日ごろから自主点検を続け、適正な運営を積み重ねていきましょう。