運営指導の実施通知が届いたらどうする？｜確認事項・事前提出書類・準備のポイント

通知が届いたらすぐに確認すること

運営指導の実施が決まったら、事業所に事前に通知が届きます。

運営指導の通知は、実施日のおおむね１か月前に、指定権者から文書やメールで届くのが一般的です。抜き打ちで入ることは基本的にはありません。（ただし、虐待の疑いがある場合などは、事前の通知なしに行われることもあります。）

通知が届いたら、その日のうちに内容を確認するようにしましょう。確認しなければならないのは下記の点です。

• 実施日時と場所（事業所への訪問か、オンラインか。複数事業所を運営されている場合は、その事業所が運営指導の対象となるか）
• 事前に提出する書類とその締切
• 当日に用意しておく書類
• 当日に同席を求められている職員

事前提出書類の締切は実施日より２週間ほど前に設定されていることが多く、通知の確認が遅れると準備期間が一気に短くなります。

通知の内容を確認したら、すぐにスケジュールを押さえます。当日は、管理者やサービス管理責任者または児童発達支援管理責任者など、事業所の運営や書類について回答できる人が対応するのが基本です。当日の勤務を調整し、担当者が書類の説明をできる状態にしておきましょう。

実施日は原則として指定権者が決めます。もしどうしても都合がつかない場合は、早めに指定権者の担当者へ相談するようにしてください。

事前提出書類の準備と、当日までにできること

事前提出書類として求められるものは指定権者によって違いますが、よく求められるものとしては自己点検表、勤務形態一覧表、運営規程、重要事項説明書、個別支援計画などです。特に自己点検表は、指定権者が当日の確認ポイントを決める材料になります。「できている」と安易に丸をつけず、実態に沿って正直に記入しましょう。分からない部分は事前に指定権者に確認するようにしてください。また、提出する勤務形態一覧表はタイムカードや請求内容との整合性が取れていることを確認するようにしてください。

ここで最も気をつけていただきたいのが、事実と異なる書類を作ることや、既存の書類を改ざんすることは絶対にしてはいけないということです。たとえば、開いていない委員会の議事録を作る、受けていない研修の記録を作る、サービス提供記録の内容や時間を書き換える、といった行為です。

不正が見つかった場合は、運営指導が監査に切り替わり、指定取消しなどの最も重い処分の対象になることがあります。

一方、「実際に行っているが、まだ書類にしていなかったもの」を今から整えることは問題ありません。本来であれば実施したタイミングで書類を残す必要がありますが、実施した事実に基づいて記録を整えるのは問題ありません。たとえば、研修は行ったのに記録を残していなかったという場合は、当時の資料や参加者をもとに記録を作成します。

当日までの準備は、優先順位をつけて進めます。まずは報酬に直結する書類から点検しましょう。個別支援計画の手順と日付の順番、加算の要件を裏づける書類、人員配置、サービス提供記録と請求内容の一致などです。次に、前回の運営指導で受けた指摘が改善されているか、指定権者の集団指導で示されたよくある指摘事項に当てはまる不備がないかを確認します。

あわせて、担当者から書類を求められたらすぐ取り出せるように保管場所を整理しておくと、当日の確認がスムーズに進みます。せっかく書類を整備してあっても、必要なときに取り出せなければ意味がありません。求められたタイミングで書類を提示できなければ、書類はなかったものとみなされてしまいます。こうなると非常にもったいないので、なんの書類がどこにあるか把握しておくようにしましょう。

まとめ

運営指導の通知が届いたら、実施日時、事前提出書類と締切、同席者をすぐに確認し、スケジュールを確保することが第一歩です。そのうえで、報酬に直結する書類から優先して点検し、前回の指摘事項や集団指導の重点事項も見直しておきましょう。

準備の中で絶対に守るべきなのは、虚偽の書類作成や改ざんをしないことです。実施していないにも関わらず書類だけ実際にやったように取り繕ってしまうと、指定取消しにつながる重大な不正になります。運営指導の通知が来てから慌てるということがないよう、日頃から書類を整えておくようにしましょう。