代理受領通知書は自己負担0円でも必要！｜運営指導で指摘されやすいポイントと対策

法定代理受領と代理受領通知の義務

法定代理受領とは、本来は利用者に支給される介護給付費や訓練等給付費、障害児通所給付費などを、事業所が利用者に代わって市町村（実際には国保連を通じて）から受け取る仕組みです。利用者はサービス費用のうち利用者負担額だけを事業所に払えばよく、残りは市町村から事業所に直接支払われます。

指定基準では、事業所が法定代理受領によって給付費の支給を受けた場合、利用者（障害児の場合はその保護者）に対し、その給付費の額を通知しなければならないと定めています。これが代理受領通知です。利用者に代わって受け取ったお金なので、いくら受け取ったのかを本人に知らせる、という考え方です。

代理受領通知書には、サービスを提供した月、サービスの種類、受領した給付費の額、受領した日などを書くのが一般的です。

また、利用者から利用者負担額を受け取ったときは、これとは別に領収証を交付する義務もあります。代理受領通知書と領収証は、目的も書く内容も違う別の書類です。

運営指導で指摘されやすいポイントと具体的な対策

最も多い指摘は、そもそも代理受領通知書を作っていない、または利用者に交付していないというケースです。請求業務に追われて通知まで手が回っていなかった、義務があること自体を知らなかった、という事業所も見られます。毎月の請求業務の流れに、通知書の作成と交付を組み込んでおきましょう。多くの請求ソフトには通知書を出力する機能があるので、これを活用すると毎月の負担を減らすことができます。

次に多いのが、自己負担額が0円の利用者には通知書が要らないという誤解です。利用者負担が0円だったとしても、事業所は利用者に代わって給付費を受け取っています。そのため、負担額に関係なく、すべての利用者に通知する必要があります。

国保連から事業所に入金があった日（受領日）より前の日付で通知書を発行しているという指摘もあります。代理受領通知は、実際に給付費を受け取ったことを知らせるものです。そのため、受領日以降に作成・交付する必要があります。請求した時点で通知書を出してしまうと、実際に受け取った額と違ってしまうおそれもあります。入金を確認してから発行する流れにしましょう。

領収証だけ発行している、領収証を代理受領通知書の代わりにしているケースも指摘の対象です。領収証は利用者が払った負担額を証明するもので、代理受領通知は事業所が受け取った給付費の額を知らせるものです。交付した通知書は控えを保存し、交付した日も忘れずに記録しておきましょう。

まとめ

代理受領通知は、事業所が利用者に代わって受け取った給付費の額を知らせるための通知です。自己負担額が0円の利用者も含めて、すべての利用者に交付が必要です。

国保連からの入金を確認してから発行すること、領収証とは別の書類として交付すること、控えを保存することを、毎月の業務の流れに組み込みましょう。

まずは直近の月で、全利用者分の通知書が交付されているか確認してみてください。