サービス提供記録とは？サービス提供実績記録票との違いは？｜運営指導で指摘されやすいポイントと対策

サービス提供記録・サービス提供実績記録票に求められる内容と、記録がない場合のリスク

指定基準では、サービスを提供したときに、提供日、サービスの具体的な内容、その他必要な事項を記録するよう定めています。これはサービス提供の日ごとに都度記録し、利用者からサービスを提供したことの確認を受けることが求められています。記録は、サービスを提供した日から5年間保存します。

ここで押さえておきたいのが、サービス提供記録と「サービス提供実績記録票」の違いです。サービス提供実績記録票は、国保連に請求するために利用日や提供時間、加算の算定状況などを月ごとにまとめた書類です。一方、サービス提供記録は、その日にどのような支援をし、利用者がどのような様子だったかを残す支援の記録です。両者は目的が違うため、サービス提供実績記録票だけではサービス提供記録の代わりになりません。

運営指導で記録が確認できない場合、そのサービスは提供の事実が証明できないものとして扱われるリスクがあります。その結果、報酬の返還を求められることがあります。記録の不備が広い範囲に及んでいたり、意図的に作られたものであったりすれば、不正請求として監査や指定取消の対象になるおそれもありますので、両者の違いを理解し、正しく運用するようにしましょう。

運営指導で指摘されやすいポイントと具体的な対策

よくある指摘は、サービス提供実績記録票に利用者の確認（サイン）がないという指摘です。利用者のサインがない、または1か月分をまとめて月末にサインをもらっているケースです。確認は提供の都度受けるのが原則です。

次に多いのが、業務日誌とサービス提供記録が混ざっているケースです。業務日誌に全体の出来事をまとめて書いているだけで、利用者ごとの提供記録がない状態は指摘の対象です。利用者ごとにサービス提供記録の様式を用意し、業務日誌とは分けて作りましょう。また、サービス提供記録とサービス提供実績記録票、送迎記録の記載時間に矛盾があると、請求の正しさそのものが疑われます。月末の請求前には、時間や日付が一致しているかを突き合わせる習慣をつけてください。

最後に、サービス提供記録の内容が具体的でないケースです。「10時 作業」「12時 昼食」「15時 送迎」のように一日のスケジュールが書いてあるだけで、どのような支援をして、利用者がどう反応したかが分からない記録は不十分とされます。個別支援計画の目標に沿って、その日に行った支援内容と利用者の状況（体調、表情、できたこと、課題など）を具体的に書きましょう。個別支援計画とつながりのある記録は、モニタリングの根拠にもなります。

まとめ

サービス提供記録・サービス提供実績記録票は、支援の質を示したり、報酬請求の正しさを証明したりする大切な書類です。

サービス提供記録は提供日・提供時間・支援内容・利用者の状況をその都度具体的に書き、サービス提供実績記録票や業務日誌とは別の様式で作ること、サービス提供実績記録票は利用者の確認を都度受けることが基本になります。

まずは数名分の記録を抜き出し、第三者が読んで支援の中身が分かるか、サービス提供実績記録票と時間が一致しているかを点検してみてください。記録の様式づくりや書き方に不安がある場合は、リブレにご相談いただくのもひとつの方法です。