欠席時対応加算の算定要件とは？｜運営指導の指摘事例も合わせて解説

欠席時対応加算とは？

欠席時対応加算は、あらかじめ利用予定があった日に、急病等により利用を中止し、その連絡が利用日の前々日・前日・当日にあった場合に、利用者の体調・状況の確認や利用の継続を促す相談援助を行い、その内容を記録したときに算定できるものです。月４回まで（※一部サービスの場合は月８回まで）の回数制限があり、１回の相談援助で複数回算定することはできません。

事業所運営において利用者や保護者の方から急な欠席の連絡を受けるということはよくあることであり、ほとんどの事業所が欠席時対応加算を算定していることと思います。しかしながら、運営指導において不備を指摘され、返還対象となることも多い加算でもありますので、要件をしっかり確認するようにしましょう。

算定要件は？「連絡を受けた」だけでは×！

まず押さえたいのは、急な欠席があったからといって自動的に算定できるわけではなく、引き続き利用を促すなどの相談援助を行うことが必要という点です。

ここで注意したいのは、単に電話を受けて終わるだけでは不十分だということです。利用者の体調や生活状況を確認し、次回の利用の見通しを共有したり、体調不良であれば病院に相談するように声掛けをしたりすることが必要です。

記録についても「欠席」とだけ書いて済ませるのではなく、連絡のあった日時、確認した利用者の状況、相談援助の内容などを具体的に残す必要があります。

また、欠席理由にも注意が必要です。算定の前提となるのは、急病等のように本人の責によらない、やむを得ない事情です。どこまでを欠席理由として認めるかは自治体によって判断が分かれる可能性がありますが、基本的には、毎月決まっている定期の通院や、あらかじめ分かっていた休みなどでの算定は認められません。

さらに、欠席の連絡をしてきた利用者が、実は同日に別の事業所を利用していたという場合には、欠席した事業所は欠席時対応加算を算定することができません。そのため、事業所間の利用予定の調整にも注意しましょう。

運営指導でのよくある指摘と算定誤りの例

運営指導で特に多いのが、記録内容の不足や相談援助がないという指摘です。例えば、「記録に欠席としか書かれていない」「お大事にとしか伝えていない」という状態です。

欠席連絡を受ける際には、以下の項目を踏まえて記録を取るようにしましょう。事業所に所定のフォーマットを作っておき、電話の横に置いておくのがおすすめです。

• 連絡を受けた日時
• 連絡をしてきた相手
• 連絡を受けた職員名
• 欠席理由
• 利用者の状況
• 相談援助の内容
• 次回の利用予定

さらに、当月の欠席時対応加算の回数も合わせて確認できるようにしておくと、うっかり回数の上限を超えてしまったという事態を防ぐことができますので、今月の算定回数を記録する欄も作っておくと良いでしょう。

また、よくある算定誤りとしては、１回の連絡で複数回分の算定をしてしまうというケースがあります。例えば、インフルエンザで３日休むと連絡があり、最初の電話対応だけで３日分の欠席時対応加算を算定してしまうケースです。これは誤りで、欠席時対応加算を算定できるのは最初の１日目のみとなります。

そして、利用日の３日より前に欠席連絡があったケースも対象外です。たとえば月曜日の時点で、来週火曜日の欠席を申し出ているような場合は、前々日・前日・当日という要件を満たしていません。さらに、毎月第３水曜日は定期通院で休むといった、あらかじめ決まっていた欠席についても、欠席時対応加算は認められませんので注意しましょう。

まとめ

欠席時対応加算で最も大切なのは、相談援助を行い、その内容を具体的に記録することです。

そして、記録には、連絡日時、連絡相手、対応職員、欠席理由、利用者の状況、相談援助の内容、次回の利用予定まで残すことが重要です。記録がなければ相談援助を行ったということにならないため、加算の要件を満たしません。運営指導においても指摘、返還の対象とされる可能性が高くなります。日々の利用者の記録の観点からも、請求管理の観点からも、事業所内で記録するためのフォーマットと欠席連絡を受けた際のフローを統一しておくことをおすすめします。

欠席時対応加算は、単に請求を増やすためのものではなく、欠席した利用者への丁寧な相談援助を評価する仕組みです。だからこそ、「連絡を受けた」だけで終わらせず、「相談援助したことが分かる記録」を残すことが、適正な算定と事業所運営の両方にとって重要です。