事例の背景
「毎日忙しく支援に当たっているけれど、万が一、今このタイミングで行政が入ってきたら……。正直、生きた心地がしません」
代表のA様から最初にご相談いただいた際、その言葉には切実な不安が滲んでいました。東京都内で就労継続支援B型事業所を開設して3年。現場のスタッフは皆熱心で、利用者様からの評判も上々です。しかし、管理者も兼務するA様には、ずっと喉に刺さったトゲのような悩みがありました。それは、開設以来一度も「運営指導（実地指導）」を受けたことがないという点です。
「ネットで調べたり、知り合いの事業所に聞いたりして、自分たちなりに個別支援計画書やモニタリング記録は作ってきました。でも、その解釈が本当に正しいのか、行政が求めるレベルに達しているのかが分からないんです」
A様は不安を払拭しようと、自身で厚生労働省のガイドラインを読み込み、過去の返還事例などを調べて書類の修正を試みたそうです。しかし、読めば読むほど「これだと加算の要件を満たしていないのではないか」「この文言では不十分かもしれない」と疑心暗鬼に陥り、夜も眠れない日々が続いていました。このままでは現場の士気にも関わると危機感を抱き、専門業者を探し始めたのが当事務所にご連絡いただいたきっかけでした。
当事務所からのご提案
ご相談を受け、当事務所ではまず「現状を正しく把握し、リスクを可視化すること」が最優先であると判断しました。多くの事業所様が陥りがちなのが、運営指導の通知が来てから慌てて書類を繕おうとすることです。しかし、これでは本質的な解決にならず、逆に整合性が取れなくなるリスクがあります。
そこで、当事務所は「模擬運営指導（指定基準健康診断）」をベースとした以下の3ステップをご提案しました。
① 徹底的な現状診断（模擬運営指導の実施） まずは行政の担当者と同じ視点で、過去2年分の個別支援計画書、モニタリング、日々の支援記録、出勤簿などを全てチェックしました。その結果、A様の事業所では「計画書の目標設定が具体的でない」「支援記録と計画書の連動性が薄い」といった、実地指導で必ずと言っていいほど指摘を受けるポイントが複数見つかりました。
② 返還リスクを回避するための「加算要件」の再確認 特に「福祉専門職員配置等加算」や「処遇改善加算」など、金額の大きい加算については、根拠となるエビデンス（証拠書類）が揃っているかを厳密に確認。もし不備があれば、どのように過去の記録を整理し、今後の運用を改善すべきかのロードマップを提示しました。
③ 「現場が回る」運用ルールの再構築 単に書類を直すだけでなく、現場のスタッフ様が負担感なく、かつ正確に記録を残せるよう、独自のフォーマット作成を提案しました。「なぜこの記載が必要なのか」という法的根拠を解説することで、スタッフ一人ひとりの意識改革も図りました。
提案の意図は、単なる「その場しのぎ」ではなく、いつ運営指導が来ても胸を張って対応できる「自走できる体制」を作ること。A様も「何をすべきかが明確になった」と、即座にご依頼を決定されました。
6. お客様の声
行政書士法人リブレさんに依頼して、一番良かったのは「夜にぐっすり眠れるようになったこと」です。
自分たちだけで書類を作っていたときは、常に『これで合っているのか？』という不安がつきまとっていました。もし運営指導で多額の返還を命じられたら、事業所の存続に関わります。そんな恐怖を抱えながら仕事をしていたんです。
先生に模擬指導をしていただき、自分たちの弱点や足りない書類が明確になったときは、正直ショックもありました。でも、具体的な改善方法を一つひとつ丁寧に示してくださったおかげで、スタッフ全員で前向きに修正に取り組むことができました。
実際、その数ヶ月後に運営指導が入りましたが、先生と一緒に準備したおかげで、当日は驚くほど落ち着いて対応できました。大きな指摘もなく、検査官の方からも『しっかり管理されていますね』と言っていただけたときは、本当に救われた気持ちになりました。
もし依頼していなかったら、今も漠然とした不安を抱えたまま、もっと多くの不備を積み重ねていたはずです。専門家に適正なコストを払って、経営の安全を買う。その重要性を痛感しました。書類に少しでも不安がある経営者の方は、通知が来る前に相談されることを強くおすすめします。
